COI zapewnia technologiczne zaplecze EZD RP w modelu SaaS

EZD RP wspiera urzędy w elektronicznym prowadzeniu spraw: od rejestracji korespondencji, przez dekretację i obieg dokumentów, po zamknięcie sprawy oraz archiwizację akt. W modelu SaaS rozwiązanie jest udostępniane centralnie, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Urząd nie musi budować własnego zaplecza serwerowego ani samodzielnie utrzymywać całego środowiska technicznego.

Rozbudowa SaaS EZD RP jest częścią przedsięwzięcia finansowanego z Krajowego Planu Odbudowy. Jego celem jest upowszechnienie elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz ograniczenie barier, które utrudniają cyfryzację instytucjom dysponującym mniejszymi zasobami technicznymi i kadrowymi. Docelowo infrastruktura ma pozwolić na obsługę około 300 tys. pracowników podmiotów realizujących zadania publiczne.

W podziale zadań NASK rozwija EZD RP i wspiera instytucje w procesie wdrożenia, natomiast COI przygotował środowisko, w którym system może działać jako bezpieczna i skalowalna usługa. Zostało ono osadzone w Rządowej Chmurze Obliczeniowej, przeznaczonej do utrzymywania systemów administracji publicznej.

Zakres prac COI obejmował zakup sprzętu i oprogramowania, przygotowanie infrastruktury, konfigurację środowiska oraz wdrożenie zabezpieczeń. Przed produkcyjnym uruchomieniem usługi przeprowadzono również testy funkcjonalne i wydajnościowe. Powierzony COI zakres projektu, realizowany od lipca 2025 roku do końca czerwca 2026 roku, miał wartość około 167 mln zł.

Rola COI nie zakończyła się wraz z uruchomieniem infrastruktury. Ośrodek odpowiada za zarządzanie środowiskiem, na którym działa SaaS EZD RP, podnoszenie wersji aplikacji, uruchamianie kolejnych podmiotów w chmurze oraz obsługę drugiej i trzeciej linii wsparcia technicznego.

Centralne utrzymanie pozwala stosować jednolite mechanizmy bezpieczeństwa, sprawnie instalować aktualizacje i dostosowywać zasoby do rosnącego obciążenia. COI dba o wysoką dostępność usługi oraz jej gotowość do obsługi wielu instytucji korzystających ze wspólnej infrastruktury. Dane poszczególnych jednostek pozostają przy tym logicznie odseparowane.

Każda instytucja korzystająca z usługi otrzymuje środowisko testowe i produkcyjne. Pierwsze służy do przygotowania struktury organizacyjnej, kont użytkowników, uprawnień oraz integracji. Drugie jest przeznaczone do właściwej pracy z dokumentami i sprawami.

Model SaaS ogranicza potrzebę inwestowania przez urzędy we własne serwery, oprogramowanie i specjalistyczne zespoły odpowiedzialne za utrzymanie infrastruktury. Ułatwia również standaryzację pracy, rozwijanie integracji oraz zapewnienie wszystkim jednostkom dostępu do aktualnej wersji rozwiązania.

Dobrze działające zaplecze pozostaje zwykle niewidoczne dla użytkownika. To jednak od jego stabilności, bezpieczeństwa i wydajności zależy ciągłość elektronicznego obiegu dokumentów. Budując i utrzymując tę warstwę, COI tworzy warunki do powszechnego korzystania z EZD RP i wzmacnia technologiczne podstawy cyfrowej administracji.