Jak SRP rozwinął się przez 10 lat?

O tym, jak powstawał System Rejestrów Państwowych, kto i jak z niego korzysta oraz dlaczego bez niego nie byłoby aplikacji mObywatel, opowiada Joanna Zalewska, ekspertka z Zespołu Rozwoju Rejestrów Państwowych, która pracuje przy nim od początku.

 

Mija 10 lat od powstania Systemu Rejestrów Państwowych. Jak zaczęła się praca nad jego budową?

 

Przyszedł taki moment, kiedy technologicznie i informacyjnie dostępny wówczas zbiór PESEL, przestał wystarczać. Ale zacznijmy od początku. Pierwszym elektronicznym zbiorem danych w Polsce był system Magister. Była to pierwsza w kraju baza danych zawierająca dane o obywatelach polskich z wyższym wykształceniem. Oprócz danych osobowych (nazwisko, imię, data i miejsce urodzenia, adres) w bazie znajdowały się informacje o kierunku ukończonych studiów, zarobkach, publikacjach, wynalazkach, znajomości języków obcych, stanowisku służbowym, przynależności do organizacji politycznych i społecznych.

 

Równolegle prowadzono prace nad założeniami do koncepcji Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

 

W 1972 roku opracowano Wstępne założenia koncepcji PESEL, która zakładała scalenie prowadzonych na terenie kraju rozproszonych ewidencji osobowych. W 1979 roku przystąpiono do przenoszenia danych osobowych Polaków z kart KOM na nośniki magnetyczne. Nośniki te (taśmy magnetyczne) wykorzystano w procesie ładowania pierwotnego Centralnej Bazy Danych PESEL (CBD PESEL).  Zaczęto od wprowadzenia danych mieszkańców Warszawy-Woli.

 

1 lipca 1985 roku wdrożono do eksploatacji centralną bazę danych CBD PESEL zarządzaną przez SZBD JANTAR (Systemem Zarządzania Bazami Danych JANTAR) i oparty na niej system ewidencji ludności, zaprojektowany i wykonany przez pracowników ówczesnego Rządowego Centrum Informatycznego PESEL Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

 

System ten cały czas się rozrastał.

 

Mniej więcej około roku 2000 okazało się, że zakres informacyjny danych jest niewystarczający. Zbiór nie zawierał informacji np. o stanie cywilnym czy poprzednim miejscu zameldowania. Te informacje znajdowały się w gminnych i w wojewódzkich zbiorach meldunkowych, ale nie było ich w zbiorze PESEL. Zdecydowano wówczas o poszerzeniu zakresu informacyjnego zbioru PESEL. I tak, w 2005 r. powstał zbiór PESEL o nowej strukturze. Potem pojawiła się potrzeba zintegrowania tego rejestru w formie elektronicznej z rejestrami, które do tej pory były prowadzone w formie papierowej lub tymi, które nawet jeśli miały formę elektroniczną, były bardzo hermetyczne i nie komunikowały się ze sobą. Potrzebne było jedno miejsce, które byłoby referencyjne dla wielu podmiotów. To był powód, dla którego powstał zintegrowany System Rejestrów Państwowych.

 

To duże przedsięwzięcie, zarówno w kontekście jego skali jak i bezpieczeństwa danych obywateli. Jak wspomniałaś, wszystko zaczęło się w latach 80. Czasach technologicznie zupełnie innych niż nasze.

 

System Zarządzania Bazami Danych JANTAR, w którym funkcjonował zbiór PESEL był napisany przez ówczesnych pracowników Rządowego Centrum Informatycznego PESEL Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, w okresie embarga na dostawę myśli technologicznej, więc był on bardzo hermetyczny. Nie było możliwości włamania się do niego, bo znajdował się na komputerze Mainframe i funkcjonował w technologicznej izolacji. Nie można było z niego nic wykraść, chyba że ktoś przyjechałby ciężarówką i wywiózł potężne dyski. Paradoksalnie był bardzo bezpiecznym systemem, bo z niczym niezintegrowanym.

 

To dziś zupełnie niewyobrażalne.

 

To prawda. Trzeba dodać, że podejść do stworzenia systemu zintegrowanego było kilka i cały proces trwał dobrych parę lat. Próbował to zrobić IBM i różne inne firmy. Integracja była konieczna, a do tego doszły zmiany: technologiczna i sposobu obiegu informacji. W czasach, kiedy istniał zbiór PESEL, dane, które do niego trafiały, były początkowo wprowadzane z dokumentacji papierowej przez pracowników Ministerstwa, na dodatek w specjalnym pomieszczeniu. Potem był okres, w którym dane przychodziły na taśmach, następnie przyszedł czas na dyskietki, byśmy mogli dojść do momentu, kiedy przychodziły one teletransmisją.

 

To jednak wszystko było za mało.

 

Tak, dlatego że podmioty mogły otrzymywać zbiory danych tylko w postaci plików płaskich i widać było, że to nie wystarcza, że potrzebny jest system, z którym będą mogły się integrować również inne systemy, innych ministerstw. Dotyczyło to nie tylko okresu wyborów, kiedy były drukowane listy wyborcze czy sytuacji, gdy były potrzebne listy dzieci, które szły do szkoły, bo ukończyły 7 lat lub listy mężczyzn, którzy mieli stawić się na komisję wojskową. Konieczne było umożliwienie nie tylko szybkiego dostępu do danych na szerszą skalę, ale także wyeliminowanie błędów ludzkich. To, co było wprowadzane ręcznie do wniosków czy podań, było obarczone ryzykiem błędu, więc żeby je wyeliminować, w trosce o jednolitość i zgodność danych, integracja była nieunikniona. W tej chwili, właśnie dzięki niej nie ma już takiej sytuacji, że ta sama osoba w kilku zbiorach informatycznych w kraju ma inny numer PESEL, bo ktoś co innego wprowadził.

 

Na czym polegał ten proces?

 

W momencie, kiedy pojawiła się koncepcja Systemu Rejestrów Państwowych, oprócz zbioru PESEL mieliśmy jeszcze System Odznaczeń Państwowych, Centralny Rejestr Sprzeciwów i System Ewidencji Paszportów, który potem ewoluował w Centralną Ewidencję Wydanych i Unieważnionych Dokumentów Paszportowych. W 2015 roku głównym celem było zintegrowanie rejestrów w jeden system. Dotyczyło to rejestrów: PESEL, SOP (System Odznaczeń Państwowych), CRS (Centralny Rejestr Sprzeciwów), RDO (Rejestr Dowodów Osobistych) i RSC (Rejestr Stanu Cywilnego).

 

Co było wtedy największym wyzwaniem?

 

Było ich naprawdę sporo, bo o ile PESEL, SOP i CRS były już zintegrowane ze sobą i istniały w jednym miejscu, o tyle Rejestr Stanu Cywilnego (zwany także BUSC-iem) powstał od zera. Trzeba było więc wszystko, krok po kroku, wprowadzać ręcznie lub migrować z lokalnych baz danych. Urzędnicy w całej Polsce robili to w trakcie wykonywania swoich codziennych obowiązków. Nie tylko migrowali, czyli przenosili akty do Rejestru Stanu Cywilnego, ale także przeprowadzali bieżącą obsługę obywateli. Tworzyli jednocześnie akty urodzenia, akty małżeństwa, akty zgonu, odpisy, zaświadczenia, więc było to dla nich olbrzymie wyzwanie. Ono trwa nadal, bo wciąż odbywa się proces migracji aktów, czyli przenoszenia danych z ksiąg papierowych do RSC.

 

W przypadku Rejestru Dowodów Osobistych dane trzeba było przenieść z gminnych baz Systemu Wydawania Dowodów Osobistych (GEWiUDO) oraz centralnego zbioru OEWiUDO. Były w nich już informacje o dowodach plastikowych. O ile w zbiorze PESEL nie było miejsca na przechowywanie zdjęć, w związku z tym mieliśmy w nim dostęp tylko do informacji o numerze, serii, dacie wydania, dacie ważności oraz organie wydania, o tyle w RDO został przewidziany pełny zakres danych dowodowych. Migracja danych obejmowała już także wprowadzanie zdjęć i informacji o wnioskach dowodowych.

 

To gigantyczna praca

 

Która trwa cały czas, pomimo upływu 10 lat. Wciąż trwają prace nad poprawą jakości danych, bo nadal zdarza się, że odnajdują się jakieś stare dokumenty, które są podstawą do aktualizacji danych w systemie. Cały czas System Rejestrów Państwowych zapełnia się danymi historycznymi.

 

Jakie podmioty korzystają z Systemu Rejestrów Państwowych? Jak my, obywatele możemy z nich korzystać?

 

Żeby jakiś podmiot mógł korzystać z danych zgromadzonych w rejestrze PESEL, musi mieć zagwarantowaną taką możliwość w zapisach ustawowych. To nie jest tak, że każdy podmiot, który istnieje w kraju i każda instytucja, może korzystać z danych w rejestrze PESEL. Uprawniony podmiot ma dostęp tylko do tych danych, które są niezbędne do realizacji jego zdań ustawowych. Do podmiotów, które korzystają z Rejestru PESEL należą: ZUS, KRUS, Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców, Narodowy Fundusz Zdrowia, Ministerstwo Obrony Narodowej, Centralny System Informacji o Ochronie Zdrowia czy Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Warto podkreślić, że nie mogą one wprawdzie na bieżąco korygować danych, ale mają możliwość zgłaszania niezgodności.

 

Musimy pamiętać, że System Rejestrów Państwowych jest fundamentem dla dynamicznie rozwijających się e-usług i cenionej, popularnej wśród Polaków aplikacji mObywatel.

 

Możliwość sprawdzenia online, na jakim etapie jest produkcja mojego dowodu, możliwość wygenerowania zaświadczenia o moich danych przetwarzanych w PESEL czy RDO, czy pobranie odpisu aktu stanu cywilnego, zgłoszenie urodzenia dziecka przez Internet, czy w końcu możliwość zameldowania się bez wychodzenia z domu – to wszystko nie byłoby możliwe bez Systemu Rejestrów Państwowych. mObywatel też nie mógłby działać bez niego. To z SRP aplikacja pobiera dane, dzięki czemu jej użytkownik ma do nich bezpośredni dostęp, tu i teraz w swoim telefonie.

 

Bezpieczne, stale zasilane i dobrze utrzymywane rejestry są podstawą dla mObywatela i każdej innej e-usługi.

 

Dlatego najważniejszym wyzwaniem jest utrzymanie tego systemu i jego efektywny rozwój, który będzie gwarantował płynność i poprawność jego działania. By temu sprostać, niezwykle istotna jest współpraca między ludźmi tak, jak miało to miejsce w momencie inwazji Rosji na Ukrainę. Wówczas dzięki wspaniałej pracy zespołów deweloperów, analityków i testerów COI, w ciągu zaledwie trzech tygodni SRP został rozbudowany o moduł, który umożliwił rejestrację obywateli Ukrainy, przybyłych do Polski w związku z wojną i zalegalizowanie ich pobytu na terenie RP. Wtedy było widać, jak gigantyczne i dobre efekty może przynieść współpraca pomiędzy zespołami.

 

Co jest największą wartością, najważniejszym celem w pracy nad Systemem Rejestrów Państwowych?

 

Z mojej perspektywy najważniejszy jest rozwój e-usług, który jest możliwy dzięki temu systemowi. Bo to dzięki niemu osoby, które z różnych powodów nie mogą lub nie chcą udać się do urzędu, mogą w komfortowy i wygodny sposób załatwiać swoje sprawy. Dotyczy to nie tylko osób starszych czy z niepełnosprawnościami, ale także tych, których miejsce zamieszkania znajduje się w zbyt dużej odległości od urzędu lub tych, które nie mogą dojechać do niego ze względu na godziny otwarcia. To system, który dziś daje obywatelowi wiele korzyści i realnie sprawia, że jego codzienne życie staje się łatwiejsze.

 

Rozmawiała Iza Jóźwik z Zespołu Świadomości Społecznej Produktów