Nowoczesny model zakupu usług chmurowych dla administracji publicznej

W ramach projektu Wspólna Infrastruktura Informatyczna Państwa POPC (POPC.02.01.00-00-0104/19-00) zespół Centralnego Ośrodka Informatyki przygotował nowoczesną procedurę zakupienia usług chmurowych. Model korzysta z dotychczas niewykorzystywanych na szeroką skalę przepisów umożliwiających centralnemu zamawiającemu zawieranie umów ramowych, z których korzystać może każda jednostka administracji publicznej. Nabywanie usług chmurowych następuje bezpośrednio od dostawcy, który zawarł umowę ramową w drodze uproszczonego, maksymalnie zautomatyzowanego i szybkiego postępowania wykonawczego.

Korzyści dla jednostek administracji publicznej to:

• zapewnienie bezpieczeństwa prawnego i technicznego, ponieważ cała dokumentacja zakupowa jest przygotowana przez profesjonalny podmiot centralny i również on przeprowadza postępowanie i ocenia oferty;
• skrócenie procedury zakupowej do zaledwie kilku dni;
• ograniczenie formalności w procesie zakupowym do minimum, wszystkie dokumenty potrzebne do przeprowadzenia postępowania wykonawczego zostały już przygotowane wcześniej;
• sfinalizowanie zakupu wyłącznie w drodze uproszczonego postępowania wykonawczego, ponieważ odbywa się ono w sposób zautomatyzowany na elektronicznej platformie zakupowej centralnego zamawiającego;
• atrakcyjne ceny zakupu, dzięki efektowi skali i dobrze skonstruowanym kryteriom oceny ofert.

Aktualnie jednostki mogą korzystać z dwóch umów ramowych zawartych w 2023 r. przez Centrum Administracji Rządowej, jako centralnego zamawiającego: nr 2023/08 na pakiet biurowy Office 365 oraz nr 2023/80 na oprogramowanie antywirusowe ESET. Trwają prace, aby kolejne postępowania centralne przeprowadzał, jako centralny zamawiający, Centralny Ośrodek Informatyki.

Definicję centralnego zamawiającego zawiera art. 44 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem centralnym zamawiającym jest zamawiający, który prowadzi stałą działalność w zakresie:

1. nabywania produktów lub usług z przeznaczeniem ich odsprzedaży zamawiającym lub
2. udzielania zamówień lub zawierania umów ramowych na roboty budowlane, dostawy lub usługi, na rzecz zamawiających.

Jednocześnie ust. 3 tego artykułu uprawnia zamawiających, czyli jednostki, do nabywania bez zastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, robót budowlanych, dostaw lub usług na podstawie umowy ramowej zawartej przez tego centralnego zamawiającego.

Ważną zaletą opisanego modelu jest fakt, że jednostki w odróżnieniu od zamówień wspólnych, wcześniej nie muszą zobowiązywać się do nabycia określonej liczby licencji. Centralny zamawiający zbiera spodziewane ilości zamówień od jednostek i na tej podstawie szacuje wartość umowy ramowej. Daje to jednostkom dużo większą elastyczność i swobodę, gdyż przygotowanie i przeprowadzenie postępowania na zawarcie umowy ramowej trwa wiele miesięcy, a w tym czasie ich potrzeby mogą się zmienić. Z umowy ramowej mogą skorzystać także jednostki, które wcześniej nie deklarowały zapotrzebowania. Kluczową zaletą jest także to, że zakupy w ramach umów ramowych mogą przeprowadzać również jednostki samorządu terytorialnego.

W przyszłości ważną korzyścią z zamówień centralnych może być także standaryzacja zarówno wymagań technicznych dotyczących niektórych usług chmurowych, szczególnie z obszaru usług IaaS (Infrastructure as a Service), takich jak: przestrzenie dyskowe, maszyny wirtualne, backup, firewall i inne, jak i wymagań kontraktowych względem dostawców takich usług. Niebagatelne znaczenie ma także kwestia jednolitego podejścia do badania jakości cyberbezpieczeństwa świadczonych usług IT.

Postępowanie o zawarcie umowy ramowej jest przeprowadzane w trybie przetargu nieograniczonego. Umowa ramowa zawarta przez centralnego zamawiającego we własnym imieniu z wyłonionymi w postępowaniu o zawarcie umowy ramowej wykonawcami ustala warunki dotyczące udzielanych zamówień na jej podstawie w okresie jej obowiązywania.

W drugim etapie, zainteresowane i uprawnione na podstawie danej umowy ramowej jednostki administracji publicznej wyłaniają ostatecznego wykonawcę usług chmurowych dla danego zamawiającego w ramach postępowania wykonawczego. Postępowanie ma charakter uproszczony i sposób jego przeprowadzenia jest określony w zawartej umowie ramowej. Polega ono na wysłaniu zapytania do każdego z wykonawców, który zawarł umowę ramową, zawierającego określone w umowie ramowej dane dotyczące zamawianych usług chmurowych i wyłonieniu tego wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejsze warunki. Cena to w ramach dotychczasowej realizacji projektu jedyne kryterium, jakie jest oceniane w postępowaniu wykonawczym. Co więcej wykonawcy nie mogą zaoferować gorszych cen niż te przedstawione przez nich w ofercie na zawarcie umowy ramowej. Nie byłoby jednak sprzeczne z opisywanym modelem odmienne ukształtowanie w umowie ramowej kryteriów oceny dla postępowania wykonawczego.

Po wyłonieniu wykonawcy jednostki zawierają bezpośrednio z nim umowę wykonawczą na podstawie której są uprawnione do korzystania z określonej usługi lub usług chmurowych. Ta jest realizowana w terminach określonych w umowie wykonawczej, których dopuszczalne granice wyznaczają postanowienia umowy ramowej Realizacja umowy wykonawczej następuje bardzo szybko po jej zawarciu, nawet w ciągu kilku dni. Poszczególnych zamówień na podstawie umowy ramowej udzielają jednostki, zatem stroną umowy wykonawczej jest dana jednostka oraz zamawiający, który zawarł umowę ramową, wybrany w postępowaniu wykonawczym.

Omawiany model zakupowy zakłada, że umowy ramowe będą zawierane na jeden rok lub dwa lata, aby zarówno umożliwić dostęp do zamówień nowym wykonawcom, jak i dostosowywać stawiane wymagania do zmieniającej się oferty rynkowej.